Informace o zpracování osobních údajů v aplikaci Agnes AI

Verze 1.0 ze dne 6.11.2024

1 Definice

1. Zpracovatel osobních údajů je společnost Oscillator Labs s.r.o., se sídlem Šlechtitelů 21, 779 00 Olomouc, Česká republika, ICO: 19492987 (dále také jako „Oscillator“, „my“ nebo „Dodavatel“ ) která je autorem a provozovatelem aplikace Agnes AI (dále jen "aplikace" nebo "Agnes"¨), jakož i dalších softwarových řešení.

2. Klient je organizace, která buďto uzavřela s Dodavatelem smlouvu o úplatném užívání aplikace Agnes AI, anebo dohodu o bezplatném provozu „na zkoušku“.

3. Uživatel je proškolený zaměstnanec Klienta, kterému Klient udělí právo užívat aplikaci Agnes AI. Klient toto právu může kdykoli udělit či odebrat kterémukoli svému zaměstnanci který má pracovní email spravovaný Klientem.

4. Detailní pomníky užívání aplikace za úplatu či „na zkoušku“ popisují příslušné smluvní dokumenty.

2 Zpracování osobních údajů

1. Při své činnosti Oscillator jako zpracovatel zpracovává vybrané osobní údaje Uživatelů aplikace – poskytnuté Klientem anebo Uživateli samotnými na základě pokynů Klienta. Jedná se o pracovní email Uživatele aplikace, jeho mobilní telefonní číslo, případně další údaje dobrovolně poskytnuté uživatelem při registraci. Dále jde o hlasové záznamy („diktáty“) poznámek, které si uživatel pomocí aplikace Agnes AI sám zaznamená.

2. Při své činnosti Oscillator jako zpracovatel zpracovává také osobní údaje třetích osob, které mu Klient poskytne tím, že je Uživatelé nadiktují do diktátu, takže se později objeví v přepisu diktátu a ve výstupních datech a dokumentech vytvářených aplikací.

3. Zpracování obou typů osobních údajů probíhá v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).

4. Zde uvedené zásady ochrany osobních údajů obsahují informace o zpracování osobních údajů Zpracovatele.

3 Rozsah osobních údajů

1. email je využíván pro jednoznačnou identifikaci Uživatele, a jeho příslušnost ke Klientovi.

2. mobilní telefon je využíván výhradně pracovníky Dodavatele pro komunikaci s Uživateli při řešení případných problémů ve fungování aplikace.

3. hlasový záznam je dočasně zaznamenáván v mobilním telefonu Uživatele a dále zpracováván softwarem pro přepis textu na tak, aby aplikace mohla uživateli zobrazit přepis diktátu a následně jej využít pro přípravu výstupního dokumentu a dat.

4. text vzniklý přepisem hlasového záznamu je aplikací využit k přípravě výstupních dokumentů a dat, určených v samostatné smlouvě o užívání aplikace mezi Klientem a Dodavatelem aplikace, případně k přípravě vzorových dokumentů a dat dostupných v testovací verzi aplikace poskytované Dodavatelem zdarma při provozu "na zkoušku".

5. text diktátu může a nemusí obsahovat osobní údaje Uživatele, či dalších osob. Je povinností Uživatele a Klienta, aby Uživatel do aplikace diktoval pouze informace, k jejichž pořízení, správě a zpracování jsou Uživatel a Klient oprávněni.

4 Souhlas se zpracováním osobních údajů

1. souhlas se zpracováním svých osobní údajů dává Uživatel při registraci do aplikace Agnes AI

2. souhlas se zpracováním osobních údajů uvedených v rámci diktátu (stejně jako se samotným nahráváním zvukového záznamu) dáví Uživatel pro každý jednotlivý diktát tím, že se přihlásí do aplikace Agnes AI a použije ji k diktování.

5 Uchování osobních údajů

1. email Uživatele je uchováván podobu, po kterou platí oprávnění Uživatele užívat aplikaci, které mu udělil Klient a 1 měsíc poté.

2. hlasové záznamy („diktáty“) jsou ve formě nahrávky uchovávány pouze v mobilní aplikaci, a kromě přepisu z nich nejsou vytvářeny žádné kopie. V aplikaci je vždy uložen pouze poslední záznam, předchozí záznamy jsou automaticky mazány při nahrání dalšího

3. přepisy záznamů, a jakékoliv z nich odvozené informace jsou uchovávány sedm dní od pořízení záznamu, a pak automaticky mazány.

4. dlouhodobou archivaci záznamů pro jakýkoli účel aplikace neprovádí.

6 Předávání a zpracování osobních údajů

1. Oscillator využívá pro zpracování dat zpracovatele, poskytovatele systémů AI, se kterými uzavřel písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů. Na žádost poskytne zástupcům Klienta aktuální seznam zpracovatelů, které v rámci Agnes AI aktuálně využívá.

2. hlasové záznamy a texty diktátů nejsou nijak využívány pro zdokonalování systémů AI, ani v nich nejsou ukládány. Vstupní data stejně jako vytvořené výstupy jsou přístupné výhradně Uživateli, který je pořídil.

3. ve výjimečných případech, výhradně na písemnou žádost Klienta, mohou ke konkrétnímu diktát získat přístup pracovníci Oscillator, výhradně za účelem diagnostiky a odstranění technických problémů hlášených uživatelem.

4. Veškeré zpracování a přenos dat probíhají na území zemí EU a data jsou při přenosu a uložení šifrována dle platných zákonných předpisů.

7 Práva Uživatelů

1. v souvislosti se zpracováním osobních údajů na základě vyhlášky GDPR má uživatel řadu práv, jejichž úplný výčet je uveden v textu zákona. S ohledem na omezený časový rozsah uchování dat, jde zejména o následující práva:

   1. Právo odvolat souhlas

   2. Právo na opravu dat

   3. Právo na výmaz dat

   4. Právo na omezení zpracování

2. pro uplatnění těchto, stejně jako veškerých dalších práv pro nákladní s osobními daty, se musí Uživatelé obracet primárně na Správce dat – kterým je Klient (jejich zaměstnavatel)

8 Kontakty

1. se svými dotazy ohledně zpracování a ochrany Vašich osobních údajů, se můžete obrátit na email agnes@oscillator.cz